Il Product Marketing approfondisce una tematica cara a chi si occupa di PLM o ne utilizza uno: come viene gestita ed archiviata la documentazione, tecnica o non?

La motivazione che spinge un’impresa a dotarsi di un sistema documentale è ovvia: permettere agli operatori di trovare un documento quando ne hanno bisogno. Come però recita il vecchio proverbio “tra il dire e il fare c’è di mezzo il mare”, l’attuazione di quanto appena detto non risulta altrettanto semplice ed immediata.

L’archiviazione non è una scienza esatta e non mi risulta sia mai stata una comune materia scolastica; per anni la questione è stata trattata come una procedura interna, per cui la gestione della stessa è sempre stata lasciata al “buon cuore” della persona responsabile per questa attività. Ne consegue che i metodi di archiviazione sono potenzialmente infiniti; un metodo che per un ufficio è eccellente, potrebbe non essere altrettanto valido per altri uffici.

Il problema si complica ulteriormente quando i contenuti da archiviare sono documenti digitali, più o meno complessi, come ad esempio assiemi CAD 3D, che per essere elaborati necessitano che i riferimenti esterni ad altri modelli si mantengano integri nel tempo. Questi documenti, durante il loro ciclo di vita, vengono revisionati e modificati più volte da persone differenti, che spesso lavorano in strutture distanti tra loro o addirittura in Stati diversi.

L’abitudine diffusa di archiviare i file in un hard-disk condiviso non semplifica certo il loro reperimento, né tantomeno la loro elaborazione; ne consegue che salvare i documenti digitali in strutture fatte da cartelle e sottocartelle non è certo l’approccio migliore. Anzi, a dire il vero, per alcuni aspetti peggiora la situazione rispetto ai tradizionali faldoni cartacei sulla cui copertina si potevano riportare a mano svariate informazioni (nell’universo digitale le chiamiamo metadati). Contrariamente a quest’ultimo sistema, nell’archiviazione digitale classica possiamo affidarci solamente al nome del file o della cartella, peraltro di breve lunghezza a causa del limitato numero di caratteri utilizzabili per quest’operazione; inoltre, permette di gestire gli accessi concorrenti, in quanto i documenti dei modelli sono virtualmente sempre disponibili.

Fortunatamente, i moderni software PLM si sono evoluti, superando il paradigma file/cartelle, per agevolare l’archiviazione della documentazione tecnica. Nei precedenti numeri di questa rubrica abbiamo già diffusamente parlato di come sistemi PLM siano in grado di gestire informazioni strutturate, dati e processi; in questa occasione approfondiremo la gestione della documentazione.

Vediamo nella pratica come funziona la tecnica più utilizzata: il vault.

Iniziamo col dire che un sistema PLM, per definirsi tale, deve sicuramente avere, al suo interno, un sofisticato modulo di gestione dei documenti digitali, altrimenti risulterebbero vani i ragionamenti, legati ad una migliore gestione dei dati, processi e risorse connesse al ciclo di vita del prodotto, fatti finora. La presenza di un potente strumento a supporto di tutta la documentazione, prodotta nei vari uffici attraverso qualsiasi software per la generazione di documenti CAD, Office, video, foto, ecc., è, per il nostro discorso, premessa fondamentale e necessaria.

Nei sistemi PLM, il vault (o camera blindata) è il modulo che si occupa dell’archiviazione dei documenti e può essere implementato in diversi modi: dalla classica struttura file/cartelle, al blob dati in un database, ad un moderno spazio di storage nel cloud, ecc.

In ogni caso, è importante comprendere come questo spazio non sia direttamente accessibile dagli utilizzatori, i quali non dispongono di una chiave di accesso universale e non conoscono nemmeno la posizione effettiva dei documenti all’interno di questa struttura blindata.

Ogni volta che un utente deve agire su un documento per apportare delle modifiche, il sistema PLM, prima di consentire l’accesso a quella risorsa, verifica l’identità dell’utente e ne controlla diritti e modalità d’accesso (sola lettura, modifica, ecc.). Se la verifica ha esito positivo, e quindi se l’utente risulta “in regola”, il sistema procede oltre con l’operazione di check-out, ovvero estrae dalla cassaforte il documento e ne trasferisce una copia sulla postazione di lavoro dell’utente che ne ha fatto richiesta.

Sottolineo che questa operazione di estrazione è solo virtuale: il documento non abbandona mai definitivamente il vault; il sistema registra l’operazione e nel caso un altro utente, con analoghi diritti, cerchi di estrarre dalla cassaforte lo stesso documento, il sistema lo avviserà che il documento è già in gestione a qualcun’altro (check-out esclusivo) e renderà disponibile la risorsa in sola lettura.

Quando il primo utente avrà terminato le modifiche, riconsegnerà il documento prodotto al vault: questa operazione è chiamata check-in e da quel momento il documento tornerà disponibile alle modifiche da parte degli utenti autorizzati.

Questo meccanismo nei PLM più sofisticati è così ben integrato da risultare quasi trasparente all’utilizzatore ed è in grado di gestire la riservatezza dei dati, evitando al tempo stesso conflitti derivanti da operazioni di modifica concorrenti da parte di più utenti.

Oltre ai sopracitati vantaggi di sicurezza il vault semplifica notevolmente le operazioni di backup e si presta molto bene a gestire file strutturati come modelli CAD referenziati.

Ultimo, ma non meno importante, aspetto del vault è rappresentato dal fatto che la tecnologia sulla quale è costruito si presta perfettamente per integrazioni con applicazioni cloud, la promettente scommessa sul futuro dell’informatica.

Parleremo di questo nella prossima puntata. A presto!